Rédiger un courrier

1. Usez et abusez du conditionnel !

Les données présentes dans ZLV sont les plus récentes et les plus fiables dont l’administration dispose, cependant il existe un écart avec la réalité du terrain, notamment dû au fait que les données dans ZLV font état de la situation des biens au premier janvier de l'année précédente.

C’est pourquoi l’on préconise l’utilisation du conditionnel lorsque vous évoquez la situation du propriétaire et l’état d’occupation du bien : “d’après les informations dont nous disposons, vous seriez propriétaire du logement X, qui serait vacant…”

2. Soyez bref !

Les courriers les plus courts sont toujours les meilleurs ! Un courrier trop long ou trop complexe ne sera pas lu ou mal compris. Une page suffit pour expliquer aux propriétaires les raisons de votre courrier et les dispositifs en place pour les accompagner dans la remise sur le marché ou dans la rénovation énergétique de leur logement.

De la même manière, soyez bref dans le questionnaire : moins il y a de questions, plus vous avez de chances d’avoir un retour ! Deux ou trois questions peuvent suffire : “êtes-vous bien propriétaire de ce bien ?”, “ce bien est-il un logement vacant / une passoire énergétique ?”…

3. Mettez en valeur les dispositifs d’accompagnement existant !

Qu’il s’agisse de la visite d’un architecte, d’aides financières aux travaux ou d’une prime à la sortie de vacance, n’hésitez pas à préciser ce à quoi les propriétaires peuvent avoir droit selon leur situation. Il s’agit d’informer les propriétaires et de les inciter à vous solliciter pour se faire accompagner.

Sur le volet coercitif, vous pouvez également évoquer dans votre courrier l’existence de la TLV et/ou de la THLV si ces taxes s’appliquent sur votre territoire. Concernant les passoires énergétiques, rappelez brièvement la réglementation dans le cadre de la loi Climat et Résilience.

4. Multipliez les moyens de retours pour les propriétaires…

N’hésitez pas à multiplier les moyens de contacts pour les propriétaires, cela maximisera les chances d’avoir un bon taux de retours ! Parmi les principaux moyens de retours proposés par les collectivités, on retrouve :

- Le courrier (vous pouvez éventuellement insérer une enveloppe préaffranchie dans vos courriers afin d’offrir la possibilité aux propriétaires de vous renvoyer le questionnaire facilement et gratuitement) ;
- Le mail (vous pouvez indiquer le mail de la personne référente sur ZLV ou bien un mail générique) ;
- Le téléphone (fortement recommandé si votre campagne ne concerne pas un trop grand nombre de propriétaires) ;
- L’accueil physique (vous pouvez prévoir un guichet d’accueil ou bien proposer des permanences, notamment dans le cas où vous avez un opérateur) ;
- Le formulaire en ligne (vous pouvez créez une page dédiée sur votre site et indiquer dans votre courrier l’URL de cette page, voire un QR code qui permettra aux propriétaires de se rendre en quelques secondes sur le formulaire).

5. … Mais privilégiez un guichet unique !

Si plusieurs contacts ou plusieurs adresses email apparaissent dans le courrier, les propriétaires risquent de ne pas savoir à qui s’adresser. Limitez le nombre de contacts en mentionnant une seule personne référente, avec son adresse email et éventuellement son numéro de téléphone.

Si vous avez missionné des opérateurs pour le suivi-animation de dispositifs (OPAH, PIG, etc.), vous pouvez réaliser une campagne ciblée sur les logements inclus dans le périmètre du dispositif. Cela vous permettra d’indiquer uniquement les coordonnées de l’opérateur dans les courriers concernés.